15 tips til Word

Nedenfor finder du en række tips til Microsoft Word. Tipsene er skrevet til de udgaver af Word, du finder i Microsoft Office-versionerne 2003 og XP, men vil, hvor der ikke er bemærkninger, også fungere i den nyeste Word 2007.

Der er dog foretaget en del ændringer i Word 2007. En af de vigtigste ændringer er, at Microsoft Office-logoet i øverste venstre hjørne ikke bare er et passivt logo, men en aktiv menu. Mange funktioner som 'Gem', 'Ny' og 'Udskriv' er flyttet over i logoet. Flere menuer er helt fjernet fra Word 2007. Det vigtigste er, at punktet Indstillinger, der tidligere lå i menuen Funktioner, nu gemmer sig nederst i Logo-menuens ramme, og at Logo-menuen har afløst menuen Filer.

Vil du have en nærmere introduktion - på dansk - til Word 2007 og forskellen mellem denne og tidligere programversioner, kan du f.eks. finde det på dette link.

1. Spar tid når dokumentet skal gemmes

Som du sikkert ved, kan du gemme et nyt dokument ved at trykke Ctrl+S. Det åbner gem-som-dialogboksen, hvor du skriver dokumentets navn og trykker enter. Vil du oprette en ny mappe til dokumentet, trykker du Alt+5, indtaster navnet på den nye mappe og trykker enter. Bemærk i øvrigt, at Alt+1-7 fungerer som genveje, mens man befinder sig i gem-som-dialogboksen.

2. Når du ikke vil spores

Hvis du vil være sikker på, at dokumentet ikke afslører, hvem der har skrevet det, skal du bede Word om at udelade forfatterinformationer fra dokumentet. Vælg menuen Funktioner, menupunktet Indstillinger og fanebladet Sikkerhed. Afkryds indstillingen Fjern personlige oplysninger fra filegenskaber, når filen gemmes.
I Word 2007 er det en anelse mere kompliceret. Her skal du gå ind i Logo-menuen, vælge Forbered og derefter klikke på Undersøg dokument. Herefter skal du markere, hvilke typer af skjult indhold, du vil undersøge, i dialogboksen Dokumentinspektion. Klik på Undersøg og gennemse resultaterne. Klik til sidst på Fjern alle ud for resultaterne for de typer af skjult indhold, som du vil fjerne fra dokumentet.

3. Udskriv kun dele af dokumentet

Når du skal udskrive større dokumenter, er det ikke altid, du ønsker at udskrive samtlige sider eller sektioner. Du kan specificere, hvad du vil have udskrevet ved at indtaste de rette sidetal i Sider-feltet i Udskriv-dialogboksen.

4. Skabelonen sparer tid

Hvis du har brug for at skabe stort set identiske dokumenter, men med forskellige variationer, kan du spare tid med skabeloner. Det kan være formularer, kontrakter, invitationer eller rapporter. I stedet for at starte forfra hver gang, eller åbne et tidligere dokument og lave rettelserne der, kan du oprette et standarddokument og gemme det som en skabelon. Skriv dokumentet, som det skal se ud i sin grundform, og gem det som en skabelon ved at vælge filtypen Dokumentskabelon i Gem som-dialogboksen. Du kan hente gratis skabeloner hos Microsoft på adressen office.microsoft.com/da dk/. Skabelonerne er på dansk.
I Word 2007 hedder Dokumentskabelonen Wordskabelon.

5. Nem navigering i store dokumenter

Hvis du vil have overblik over et større dokument, kan du klikke på ikonet Læs i standardværktøjslinjen for at skifte til Læselayout. Her kan du vælge mellem Dokumentoversigt eller Miniaturer, der viser et overblik over dokumentet i venstre side af skærmen. Dokumentoversigt giver en liste over dokumentets overskrifter, og miniaturer viser siderne i miniformat. Med mindre du har visuelt stærkt forskellige sider, er Dokumentoversigt det bedste navigationsværktøj. Man vender tilbage til Normal layout ved at klikke på Luk i Læselayout værktøjslinjen.
I Word 2007 vælger du menuen Vis og klikker på enten Dokumentoversigt eller Miniaturer i den nye værktøjslinie.

6. Fuldskærms tekstbehandling

En stor del af Word er menuerne, værktøjslinjerne og de andre funktioner, men hvis grafikken tager koncentrationen væk fra arbejdet, kan du vælge menuen Vis og menupunktet Fuld skærm. Så har du kun dit dokument på skærmen og kan skrive helt uforstyrret. For at vende tilbage til almindelig Word tilstand klikker du enten på skærmens eneste knap, Luk Fuld Skærm eller trykker på Esc.

7. Nemmere at klippe og klistre

For at flytte et stykke tekst i et Word-dokument kan man markere det med musen og vælge menuen Rediger og menupunktet Klip. Derefter placeres markøren det sted i dokumentet, hvor du vil placere den udklippede tekst og vælger menuen Rediger og menupunktet Sæt ind. Men en nemmere måde er at markere det tekststykke, der skal flyttes, og derpå klikke en enkelt gang på markeringen med venstre museknap og hold knappen nede. Med musen flyttes markøren nu til det sted i dokumentet, hvor teksten skal indsættes, og museknappen slippes.
I Word 2007 skal du vælge menuen Startside og derefter menupunktet Klip.

8. Se hvor teksten befinder sig

Nogle gange er det rart at kunne se præcis, hvor teksten vil komme til at stå på papiret, når den udskrives eller gemmes som en webside. Dette kan lade sig gøre ved at lade Word vise dokumentets margener, mens man skriver sin tekst. Vælg menuen Funktioner og menupunktet indstillinger og derefter fanebladet Vis. Afkryds nu feltet Tekstgrænser under Indstillinger for Udskriftslayout og Weblayout. Klik så på OK og vælg enten Udskriftslayout eller Weblayout i Vis menuen.
I Word 2007 er menuen Funktioner fjernet. Punktet indstillinger er flyttet over i Logo-menuen i øverste venstre hjørne. Hvis du klikker på logoet, så gemmer Indstillinger sig nederst i menuens ramme.

9. Undgå sideskift midt i afsnit

Det er ikke altid hensigtsmæssigt, at Word deler afsnit op mellem flere sider. Nogle gange kan det hindre forståelsen af dokumentet, hvis et afsnit ikke vises i sin helhed på samme side. For at undgå at et afsnit deles mellem to sider, højreklikker du på afsnittet og vælger Afsnit fra den menu, der kommer frem på skærmen. Det åbner dialogboksen Afsnit, og her vælger du fanebladet Linje og sideskift. Afkryds funktionen Hold linjer sammen. Afsnittet vil nu blive holdt sammen i sin helhed på den side, hvor der er plads til det.

10. De sidste rettelser inden udskift

Når et dokument er parat til udskrivning, kan du lige se udskriften på skærmen, før du sender den til printeren. Det gøres ved at vælge menuen Filer og menupunktet Vis udskrift. Det er en gammel nyhed. Men skal man rette lidt i dokumentet, er det ikke nødvendigt at gå tilbage til almindelig Word tilstand. Slå blot forstørrelsestilstanden fra ved at klikke på Forstørrelse-ikonet i Vis udskrift værktøjslinjen. Så kan teksten redigeres, mens man straks ser præcis, hvilken indflydelse det har på den endelige udskrift.
I Word 2007 finder du punktet under Logo-menuen. Vælg Udskriv og Vis udskrift

11. Undgå at udskrive blanke sider

Når du skriver en tekst, opdager du sjældent, hvis blanke linjer har skubbet sig ned på den efterfølgende side. De er jo blanke og dermed usynlige. Men når man udskriver dokumentet, får man sit brev og en ekstra blank side med de blanke linjer. Det undgår du ved at trykke Ctrl+P for at udskrive, og tryk så Alt+K for kun at udskrive den aktuelle side. Tryk nu Retur for at sende dokumentet til printeren.

12. Hoveddokumenter og underdokumenter

Når du udarbejder større dokumenter, kan det være en fordel at opdele teksten i et hoveddokument og flere underdokumenter. For at oprette et hoveddokument med tilhørende underdokumenter, vælger du menuen Vis og menupunktet Disposition, så man får Disposition-værktøjslinjen frem. Skriv nu en overskrift på dokumentet samt overskrifterne på hvert underdokument. Hver overskrift skal stå på sin egen linje. Marker derefter underdokumenternes overskrifter og sæt dem et niveau op. Hvis hoveddokumentets overskrift har niveau 1, kan underdokumenters overskrift passende sættes til niveau 2. Niveau skift foretages via Disposition værktøjslinjen. Marker nu samtlige underdokumenters overskrifter, og klik på Opret underdokument i Disposition-værktøjslinjen. Gem derefter dokumentet. Word vil gemme hoveddokumentet i en fil med det navn, du giver den, og underdokumenterne i separate filer navngivet efter deres respektive overskrifter. Du kan også tilføje et underdokument ved at placere markøren et sted i dokumentet og klikke på Indsæt underdokument i Disposition-værktøjslinjen.

13. Blanke linjer i lister

Et lille tip, der kan spare mange eder og forbandelser, handler om, hvordan man kan indsætte blanke linjer, når man skriver en punktopstillet liste. Hvis du har sat punkttegn eller tal ud for hvert emne på listen, og du prøver at indsætte en blank linje ved at trykke enter, får du blot endnu en linje med et punkttegn. Hemmeligheden ligger i at holde Shift-tasten nede, mens man trykker Retur. Så bliver linjen blank, men man får stadig den korrekte indrykning, der passer til listens øvrige linjer.

14. Hurtigt at sammenligne dokumenter

Når du har brug for at sammenligne to dokumenter, kan du åbne dem begge og skifte mellem dem ved at trykke Alt+Tab. Du kan også arrangere to Word vinduer ved siden af hinanden, men det er besværligt og tager tid. Vælger du menuen Vindue og menupunktet Sammenlign ved siden af hinanden med, arrangeres de to dokumenter automatisk side om side. Når du er færdig med at sammenligne dokumenterne, klikker du på Luk Side om side.

15. Nem markering i Word 2007

Hvis du markerer noget tekst i Word 2007, kommer der en lille, gennemsigtig værktøjslinie frem over markeringen. Hvis du flytter musen hen over værktøjslinien, bliver den aktiv. Her kan du kursivere, skifte font, skifte farve og meget andet.